出張等の旅費を支給する場合、実費部分については、所得税が非課税とされています。

所得税法上の規定では、

①勤務する場所を離れてその職務を遂行するために行う旅行に必要な支出に充てるために支給される金品で

②その旅行について通常必要と認められるもの

となっており、次の点に留意しなければなりません。

①「職務遂行目的の出張」「転勤のための旅費」に限定されます。

②非課税とされるのは実費部分であるため、旅費として支出したことを証明する領収書等が必要となります。

③出張の多い従業員や単身赴任者に費用補助として、毎月定額の出張費や帰宅費を支払っている場合には、非課税の旅費に該当しません。

出張のたびに経理担当が領収書等の監査等をするのは大変です。そこで旅費規程を作成することをおすすめします。

旅費規程を作成し、旅費支給額を定めている場合には以下のメリットが生じます。

①事務処理の簡略化が可能となります。

役員や従業員が出張した場合に、旅費規程に記載された支給額を旅費として処理するため、

交通費や宿泊費を裏付ける領収書を集計する必要がなくなります。

②日当の支給が可能となります。

旅費規定により常識的な範囲内で、「日当の支給金額」を定める場合には、その支給額は非課税となる旅費として認められることになります。

③旅費規程通りに支払った金額が実際に使った旅費を上回る金額であっても、その差額に課税されることはありません。

旅費規定の作成上の留意点は以下のとおりです。

①対象者は全役員・従業員であり、特定の役員等のみを対象とした旅費規程は認められません。

②支給金額は、交通費、宿泊費、日当等の内容ごとに、常識的な金額を規定しなければなりません。

③旅費規定については、株主総会、取締役会等の意思決定機関の承認が必要です。

④支給者は出張旅費精算書を提出し、会社はそれを保管します。「日時」「場所」「訪問先と担当者」「用件」等を記載しておく必要があります。

（会議や研修の案内文書等がある場合には、それを貼付しておけば認められます。）