コラム
現金出納帳の書き方とは？必要性や正しく書く方法について解説
事業では毎日のように現金取引が発生するため、日々のお金の流れを正確に管理するには現金出納帳の記載が必要です。現金出納帳は記載のルールが比較的簡単で、家計簿のような感覚で作れます。ただし、正確に計算しなければお金の流れがつかみにくくなり、結果として事業の判断に悪影響を及ぼすケースもあります。個人事業主や経営者の方は、現金出納帳の正しい書き方を知り、自社のお金のやり取りについてしっかりと把握しておきましょう。
この記事では現金出納帳の書き方や正しく書くためのルールについて解説します。
1.現金出納帳とは
現金出納帳とは、日々の現金取引の内容を記録する仕訳帳簿です。「いつ、何のために、どこから（どこに）、いくら受け取った（支払った）のか」という情報が、詳細に記入されます。事業運営では日々数多く現金取引が発生するため、頻繁に使われる帳簿の1つです。
経理業務に使う会計帳簿の中で、現金出納帳は補助簿に分類されます。事業に関わるお金の流れには預金や手形などもありますが、現金出納帳には現金での取引だけが記載されます。
キャッシュレス決済の普及により、現金取引は減少する傾向にあるものの、現金の流れを正しく管理することは変わらず重要です。なお、確定申告で青色申告をする場合には現金出納帳は必須の帳簿となります。
1-1.現金出納帳の必要性
現金出納帳が必要になる大きな理由は、以下の2点です。
・お金のやり取りを可視化できる
日々の現金の出入りを記録すると、現金がどのように使われ、いくら残っているかを正確に把握できます。これにより、「想定より現金が少ない」や「お金の使い道を思い出せない」といった事態が起こりにくくなります。現金取引の可視化は、経営判断や財務管理にも有用です。
・ミスや不正を発見しやすくなる
現金出納帳を付けていれば、出入金の記録や帳簿上の現金残高と実際の現金残高を比較して、計算ミスや横領などの不正が発生していないかをチェックできます。現金出納帳作成者と現金管理担当者を分けたり、第三者による定期的な確認を行ったりすれば、不正を行うのは難しくなるでしょう。
2.【記入項目別】現金出納帳の書き方
現金出納帳を正確に記録するには、各項目の記入方法を正確に理解しておかなければなりません。ここでは、現金出納帳の基本的な記入項目である「日付」「勘定科目」「摘要「入金・出金」「差引残高」の書き方を、順を追って解説します。これらの項目を適切に記入することで、現金の流れを正確に把握し、会社の財務状況を明確にできます。
2-1.日付
日付欄には、現金の入出金が実際に行われた日を記入します。たとえば、2月6日に売上金を受け取ったなら、日付欄には「6」と記入します。月がすでに記載されているときは、日付のみで十分です。
日付は取引ごとに記入する必要があります。同一日に複数の取引があった場合も、それぞれの取引に対して日付を記載しなければなりません。また、入金ごと・出金ごとにまとめてではなく、時系列に沿って順番通りに記載することも重要です。
領収書やレシート、請求書などの証拠書類の日付が入出金の日と異なるケースでも、実際に現金が動いた日を基準に記入します。取引が発生した日と順番を明確に記すことで、帳簿上の情報が実際の現金の動きと一致し、財務管理を正確に行えます。
2-2.勘定科目
勘定科目欄には、現金取引と対になる相手勘定科目を記入します。この項目は、取引内容を分類し、管理しやすくするために必要です。入金の場合はその収入源を、出金の場合は費用の種類を示します。
たとえば、売掛金25,000円を現金で回収した場合、相手勘定科目は「売掛金」です。この仕訳は以下のようになります。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 現金 | 25,000 | 売掛金 | 25,000 |
一方で、電気代6,000円を現金で支払った場合、相手勘定科目は「水道光熱費」です。この仕訳は以下のようになります。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 交通費 | 2,000 | 現金 | 2,000 |
売掛金以外にも、水道光熱費や通信費、消耗品費などをはじめ、勘定科目の項目はさまざまです。取引の性質に応じて、適切な勘定科目を選んで記入しましょう。
2-3.摘要
現金出納帳の摘要欄は、取引の詳細を記入する部分です。厳密なルールはありませんが、自分自身が後で見返したときにどのような取引だったかが一目で理解できるようにすることがポイントです。
【記入例】
- メモ帳3冊購入（A文具店）
- ○○社からの売上金回収
- 水道光熱費の支払い（4月分）
- 会議用の飲料購入（軽減税率適用）
- Bさんの電車代返金
上記のように、購入した商品やサービス、取引相手の名前、取引の目的や理由などを端的に記載します。軽減税率の適用など、後になると分かりにくくなる点も記入するとよいでしょう。摘要欄が具体的だと、帳簿から直接必要な情報を得られ、領収書などを探す手間が省けます。
2-4.入金・出金
現金出納帳の「入金・出金」欄は、日々の現金の動きを記録するために使います。入金があった場合は、入金額の欄に受け取った金額を、出金があった場合は、出金額の欄に支払った金額を記入します。いずれの金額も、消費税込みで記入することが一般的です。
たとえば、2月6日に売掛金25,000円を現金で回収したなら、2月6日の入金額の欄に「25,000」と記入します。また、2月7日に交通費として2,000円を現金で支払った場合は、2月7日の出金額の欄に「2,000」と記入します。
金額の記入は、帳簿の精度を保つために非常に重要です。入金額と出金額の欄を間違えないように注意し、現金の増減を正確に反映させましょう。
2-5.差引残高
現金出納帳の「差引残高」欄は、取引後に残った現金の額を記録する項目です。入金があった場合は、直上の行の残高にその金額を加え、出金があった場合はその金額を引きます。この繰り返しにより、帳簿には常に最新の現金残高が記録されます。
たとえば、2月6日に売掛金25,000円を現金で回収し、直上の残高が200,000円だった場合、2月6日の残高欄は200,000円＋25,000円で「225,000」です。同様に、2月7日に交通費2,000円を支払った場合、直前の残高225,000円から2,000円を引き、2月7日の残高に「223,000」と記入します。
3.現金出納帳を正しく書く方法
現金出納帳を正しく書くためには、期首・期末の締めおよび次月への繰り越し、残高が合わないときの対処法を理解しておかなければなりません。
| 期首・期末の締めおよび次月への繰り越し方法 |
|---|
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・期首の書き方 期首や月の最初の行には、摘要欄に「期首繰越」や「前月繰越」などと記入し、その時点での現金残高を差引残高に記入します。 ・期末の締め・次月への繰り越し 期や月が変わる際はページ内の余白量に関係なく、必ず次のページに移動しなければなりません。期末・月末の締めは仕切りとして横二重線を引き、摘要欄に「◯期合計額」や「◯月合計額」などと記入、入出金の合計金額を記載しましょう。 |
| 残高が合わないときの対処法 |
|---|
| 残高が合わない場合、まずは記入漏れや計算ミスがないかを確認し、必要に応じて修正しましょう。不一致の理由が判明しない場合は、ひとまず「現金過不足」という勘定科目で調整し、実際の現金残高に合わせます。 原因が後に判明した場合は修正し、「現金過不足」勘定を取り消します。決算期・収支決算書作成まで原因が不明な場合は、「雑損失」または「雑収入」として処理するのが一般的です。 |
以上の点を遵守することで、現金出納帳を正確に保ち、財務管理の信頼性を高められます。毎日の取引記録を丁寧に行い、定期的に現金残高を確認することが重要です。
まとめ
現金出納帳は日々の現金取引の内容を記録する仕訳帳簿で、手形やキャッシュレス決済ではなく、現金取引のみが記載されます。確定申告で青色申告をする際に必須となる帳簿書類の1つであり、個人事業主にとっては特に重要です。
正しく現金出納帳を書けば後で追いかけにくい現金のやり取りを記録でき、経理ミスや不正の防止に役立ちます。書き方のルールを知った上で、表計算ソフトや会計ソフト、あるいは手書きなどを利用し、現金出納帳を正確に保つと、財務状況を明確にできます。
